日期：2011-3-25 11:00:00

還有一個工具不得不提，就是關於專案內部溝通和彙報的郵件。郵件主要有三個作用，程序彙報、申請資源、注意事項提醒。

先說郵件的內容和形式。據我瞭解，郵件超過一百字，就少有人看了。我特別討厭那種大段大段的郵件，一看就煩，我根本沒有耐心去讀。即使有重要的事情、確實超過一百字，也要分成條目、框架。總之，一個原則，郵件要清楚、清晰、清新。廢話和官話儘可能少。別扯些沒用的，特別是這種跟專案有關的、發給專案組內部人的郵件。

我的習慣是，將開頭和問候、以及表達郵件核心內容、核心目的的第一段，用最簡潔的話說清楚，然後與後面的正式內容隔一行。

正式內容中，最好不要用大段。我的段落一般都都不到一行，並且每一段都要說清楚一件事。有些事情確實需要用三五行才能表達清楚的，就列成條目123，然後用最簡潔的話說清楚，控制在半行左右。如果不能列成123的條目，說明自己也沒想清楚。

郵件的結構中，還要兼顧前後內容的邏輯。比如開頭一句概括性的話之後，隔一行是現狀、進度類的事件彙報。然後隔一行再起一段，說出有什麼問題和挑戰，屬於問題提出和初步分析。第三部分，可以提出自己的思考和建議，以及對後面的安排申請或請示。這三部分，最好用大條款列成一級題目，標註成黑體。每個大條款下面的123進行解釋。行縮排必須對齊。當然，最後要加上諸如“請示”“指導”“支援”和“感謝”之類的話。

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